アポイントの取り方
初対面の先生にアポイントを取ることの難しさ。
多くのMRの皆さんに共通する悩みではないでしょうか？
既に会社との信頼関係が構築されている場合は、比較的すんなりとアポイントを取れることが多いですが、初対面の先生の場合は容易ではありません。
いずれにしても、先生方は日常の診療に多忙を極めています。訪問の目的を明確にし、先生にとって「無駄な時間」とならないよう有益な情報提供を心がけることが大切です。
「○○製薬の田中と申しますが、いつもお世話になっております。先生、来週水曜日にアポイントをいただきたいのですが、いかがでしょうか？」
先生との信頼関係があれば、これでアポイントをもらえることもありますが、決して先生の立場で考えているとは思えませんね。
【ポイント】
１．訪問の目的を具体的に提示します。
２．面談の希望日時をはっきり伝えます。ただし、外来や病棟回診など先生の勤務状況を把握し、これを最優先します。
３．先生のご都合が悪い場合には予備日を用意しておくか、あるいは先生から候補日を提示してもらいます。
４．アポイントをいただいたお礼を伝えます。
５．アポイントが確定したら、手帳だけでなく複数のTo Do リスト（パソコンのスケジュール表など）に記録します。
「○○製薬の田中と申しますが、いつもお世話になっております。先生、来週6月15 日水曜日の外来診療後にアポイントをいただきたいのですが、いかがでしょうか？○○ガイドラインの改訂について資料をお持ちしたいと思います」
このように訪問の目的に具体性があれば、先生も好意的に予定を調整してくださるはずです。
初対面の先生の場合は、さらに工夫が必要です。電話やメールでアポイントをお願いしても、「忙しいから」とあっさり断られてしまうことが頻繁にあります。
アポイントが簡単に取れるようになるコツやテクニックはありません。しかし、努力と工夫次第では、取れる確率が高くなります。
【アポイントを取る努力と工夫】
・ 面談が先生のメリットになるよう知恵を絞りましょう。たとえば、先生の専門分野で最新の情報を入手できたとか、診療に役立つ資料を提供したいとか、先生のニーズにあわせることがポイントです。先生のニーズがつかめなければズバリ聞いてみるのもよいでしょう。
・ 電話がダメであればメール。メールがダメであれば手紙と、手段を変えることも工夫のひとつです。ただし、うっとうしいと思われると進展しません。「熱意」はひとつ間違えると「迷惑」になることを忘れてはなりません。
先生との面談
面談時の基本マナーについて、新人MR時代に研修で学んだと思います。
しかし、ノックの仕方やお辞儀の角度、腰掛けるタイミングなど、仕事に慣れてきた頃におろそかにしがちな部分でもあります。
改めて確認してみましょう。
■クリニックの診察室で面談する場合
名前を呼ばれたらドアをノックし診察室に入ります。ここで「失礼致します。○○製薬の○○です」とまず名乗り、お辞儀（中礼：30度）をします。
「お忙しいところ（お疲れのところ）お時間をいただきましてありがとうございます」と面談していただく謝意を伝え、お辞儀（中礼：30度）をします。初対面の場合は名刺を出してご挨拶します。先生に近づき、鞄を置いて両手を空けた状態で名刺を出します。
座るタイミングは状況次第です。原則として先生から「どうぞかけてください」といわれるまでは座るべきではありません。促されないうちに勝手に座るのは論外です。
しかし、明らかに立ったままであると不自然と思われる場合や、資料提示が多く座って説明したい場合などは、先生に一言「かけてもよろしいでしょうか？」と断れば問題はありません。
座る位置（ポジショニング）は重要です。正対する場合、真正面に座ると「対峙」の状態になり先生を圧迫することになります。正面に座る場合は、若干左にズラして座ります。加えて右に体を少し回転させると資料の提示がスムーズです。
■医局で面談する場合
先生の机に後ろからアプローチをする場合、右から入っていくと資料の提示がスムーズです。一般的にデスクの右に引き出しがあり、わずかなスペースがあるはずです。
医局で注意すべきことは、ほかの先生の迷惑とならないように面談することです。診察室と違い、声の大きさや立ち振る舞いに細心の注意を払わねばなりません。
同室にほかの先生がいらっしゃる場合、聞く気はなくても会話の内容は自然と耳に入ってきます。面談している先生は一人であっても、他の先生にも聞こえているという前提で会話をしなくてはなりません。
